- Implementación del Sistema de Gestión de Documentos y Expedientes Electrónicos con firma digital certificada en la Universidad Nacional
En cumplimiento con lo establecido en la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Nº 8454 y en seguimiento a la Directriz sobre la masificación de la implementación y el uso de la firma digital en el sector público costarricense, Nº 067 MICITT-H-MEIC; la Rectoría de la Universidad Nacional-UNA (mediante Resolución R-0771-R- 2013) conformó la Comisión de Implementación de Firma Digital Certificada (CIFDC), coordinada por el M.B.A. Marco Cordero Rojas, Jefe de la Sección de Documentación y Archivo del Programa de Servicios Generales, con el objetivo de crear las facilidades institucionales para el uso de certificados de firma digital en la Universidad.
En este marco, el martes 02 de mayo de 2017 se llevó a cabo la conferencia “Firma Digital en Costa Rica” con el fin de oficializar la implementación de la Firma Digital Certificada en la UNA, proyecto de gran relevancia para nuestra Institución.
El Máster Marco Antonio Cordero Rojas, Jefe de la Sección de Documentación y Archivo del Programa de Servicios Generales, y Coordinador de la Comisión de Implementación de Firma Digital Certificada en la UNA, comentó que el uso de la firma digital se logró vincular con la implementación de un sistema de gestión de documentos y expedientes electrónicos; “entre los beneficios de la utilización de la firma digital se encuentran la preservación de documentos a largo plazo y la reducción significativa de impresión de documentos , ya que en 2015 la Universidad Nacional consumió 13.034 resmas de papel, según datos suministrados por el Programa UNA-Campus Sostenible. Asimismo, los documentos firmados digitalmente, tendrán la misma validez jurídica y el poder probatorio que los documentos en papel.
Por lo tanto, en enero de este año la UNA adquirió un sistema para la gestión de documentos y expedientes electrónicos con firma digital certificada”.
Dicha plataforma se estará implementando como plan piloto en las siguientes instancias: Sede Regional Brunca, Campus Pérez Zeledón y Campus Coto (prioritaria por el enfoque hacia la Regionalización y descentralización de procesos institucionales en las Sedes), Dirección de Tecnologías de la Información y la Comunicación, Vicerrectoría de Administración, Programa de Servicios Generales y Sección de Documentación y Archivo.
Por su parte, la Máster Carolina Vásquez, Viceministra del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones acotó que para el MICITT el saber es la base del desarrollo humano y como parte del trabajo de la administración Solís Rivera se impulsan los elementos que lo propicien. Además, mencionó: “desde el 2009 el país cuenta con un instrumento que permite a los ciudadanos realizar trámites digitales, por lo que la firma digital se utiliza para todo tipo de actividades, tanto públicas como privadas. Nos llena de orgullo y regocijo acompañar a la Universidad Nacional, una de las más importantes casas de educación, en este proceso”. Finalmente, indicó que en nuestro país hay un interés real de aprovechar las tecnologías digitales, por lo que queda en nuestras manos hacer que este proyecto siga avanzando.
El Máster Daniel Rueda Araya, Vicerrector de Investigación, agregó que después de 12 años la UNA se encamina a cumplir con la Ley Nº 8454; acotó que hacerlo bien implica siempre gradualidad para que las cosas se vayan incorporando de la mejor forma posible. Además, indicó que el uso de la firma digital permite que la UNA sea más interrelacionada y colabora en la ruta hacia el carbono neutralidad.
El señor Rueda, comentó también sobre los esfuerzos que hace la UNA por contabilizar las emisiones de gases de efecto invernadero que provocan el calentamiento global, por lo que la firma digital reafirma el compromiso de la Universidad con el desarrollo sostenible.
El Ing. Alexander Barquero Elizondo, Director de Certificadores de Firma Digital y académico de la UCR, agradeció a la UNA por invitarlo a ser parte de este proyecto que es un proyecto país. Se preguntó por qué un país como el nuestro debe invertir en tecnología para mejorar la calidad de vida y por qué todos debemos apoyarlo: “todos hemos tenido que desplazarnos para realizar algún trámite y la realidad del país es que para movilizarnos implica meternos en una “presa”, lo cual demanda tiempo y costo. Los trámites son extensos, repetitivos y generan consecuencias para el país, además de las toneladas de papel que se consumen, la utilización de tinta e incluso el espacio donde se guarda el papel”.
El ingeniero Barquero agregó, que como país tenemos la obligación de identificar oportunidades reales para obtener una herramienta que ayude a eliminar esta situación.
Según el Director de Certificados de Firma Digital, con el servicio de Gobierno Electrónico se ha probado que la tecnología bien utilizada genera grandes beneficios, tales como: desarrollo, transparencia, eficiencia, interoperabilidad, estandarización, simplificación/optimización y reducción de costos.
Explicó que la firma digital es una solución tecnológica que permite autenticar el origen y verificar la integridad del contenido de un mensaje de manera tal que ambas características sean demostradas a terceros. Las propiedades del certificado de firma digital son la autenticidad, integridad y no repudio de los documentos firmados digitalmente.
Don Alexander, mencionó que para una correcta implementación de la firma digital es necesario un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), junto con procesos de capacitación y acompañamiento que propicien la simplificación de trámites y garantizar la preservación de los documentos.
Por otra parte, es importante indicar que la Comisión Institucional para la Implementación de la Firma Digital, conformada a finales de 2013, tiene de antecedente que como parte del trabajo que se está desarrollando en el Sistema de Gestión Administrativa (SIGESA), se determinó la importancia de poner en ejecución la firma digital certificada en la Universidad Nacional.
Esta Comisión está integrada por las siguientes personas:
- Marco Antonio Cordero Rojas, Jefe de la Sección de Documentación y Archivo; Coordinador.
- Allam Chaves Zamora, Director del Centro de Gestión Informática.
- Axel Hernández Vargas, Director General de la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación.
- Christian González Hernández, Jefe de la Sección de Análisis e Información, Área de Planificación Económica
- César Sánchez Badilla, Asesor Jurídico de la Asesoría Jurídica; en representación de Gerardo Solís Esquivel, Director.
- Patricia Ortiz Calderón, Directora de SIGESA.
- Sergio Fernández Rojas, Director Ejecutivo de la Vicerrectoría de Administración
- William Páez Ramírez, Director del Programa de Servicios Generales.
- José Pablo Carvajal Chaves, Profesional Especialista en Desarrollo Tecnológico del Centro de Gestión Informática.
- Gabriela Castillo Solano, Coordinadora de la Unidad de Archivo Institucional, Sección de Documentación y Archivo.
Dicha Comisión busca impulsar la utilización de la firma digital certificada en los procesos institucionales, conscientes de la necesidad de agilizar y simplificar la gestión académica y administrativa en la Universidad. Por lo que, durante el 2016, se llevaron a cabo una serie de acciones, entre las cuales se pueden citar:
Desarrollo de un estudio de mercado: por medio del cual se valoraron plataformas tecnológicas existentes con la finalidad de determinar cuáles eran capaces de satisfacer la necesidad de la UNA.
Integración de un equipo de trabajo técnico conjunto entre el Centro de Gestión Informática (CGI) y la Sección de Documentación y Archivo (SDA).
Elaboración de las especificaciones funcionales y técnicas del sistema de gestión de documentos electrónicos para la UNA.
Adjudicación del “Servicio especializado para la instalación, configuración, implementación y capacitación del sistema de gestión de documentos y expedientes electrónicos, asociados a certificados de firma digital: Alfresco Edición Comunitaria, de acuerdo con los requerimientos archivísticos de la Universidad Nacional de Costa Rica (UNA)”, en diciembre de 2016.
Actualmente, el equipo de trabajo técnico del CGI y la SDA está trabajando con la empresa proveedora en la etapa de configuración y parametrización del sistema de gestión de documentos y expedientes electrónicos; con el fin de incorporar los aspectos archivísticos y las necesidades propias de la UNA.
Finalmente, es importante indicar que la UNA viene trabajando con base en el Plan de Implementación del Sistema de Gestión de Documentos y Expedientes Electrónicos con firma digital certificada.
Colaboración:
Jennifer Moscoso Suazo.
Estudiante RI-UNA
Ma. Gabriela Castillo Solano
Coordinadora Unidad de Archivo Institucional,
Sección de Documentación y Archivo del Programa de Servicios Generales.
Efraín Cavallini Acuña. Rectoría UNA
Enviado por MSC. Efraín Cavallini Acuña, Asesor Comunicación, Rectoría UNA.
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