Comunicado de la Asociación de Empleados del Senara (ASES)

La Asociación de Empleados del Senara (ASES) quiere aclarar a toda la comunidad nacional que ante el comunicado de prensa del MAG con fecha del 20 de septiembre 2023, existe previo al mismo, el documento denominado ADVERTENCIA RELACIONADA CON POSIBLE TRASLADO A INSTALACIONES DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA (MAG). (SENARA-AI-200-2023) el cual menciona lo siguiente:

La responsabilidad de la Auditoría Interna respecto a esta advertencia consiste en brindar observaciones para prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente corresponde sobre el asunto advertido, a fin de evitar posibles consecuencias negativas en la gestión asociada y realizar labor de seguimiento respecto a lo actuado; sin perjuicio de que, según corresponda, como resultado del seguimiento este órgano emita informes de control interno, de responsabilidades (Relaciones de Hechos), u otros pertinentes.

El 10/02/2023 en Sesión Ordinaria 03-2023, el actual Gerente comenta a la Junta Directiva que a través del Consejo Técnico se había tomado la decisión de sacar al SENARA del edificio actual, que es un edificio que está en desuso, quizás más del 50% y que, con el teletrabajo totalmente implementado, se podría disminuir el concepto de alquiler de edificio con todos los servicios asociados: limpieza, seguridad, agua potable, electricidad, etcétera y estar en un edificio más pequeño. Comenta que está en proceso la creación del informe técnico que eventualmente va a llegar a la Junta Directiva, sobre todas las alternativas para el desplazamiento y buscar la mejor opción para desplazar al Senara a un edificio que no cueste tanto y destinar los recursos a otras cosas.

En Sesión Ordinaria 04-2023 del 24/02/2023 : El gerente en ejercicio comenta que se están haciendo evaluaciones y valoraciones porque si bien es cierto puede haber en el MAG instalaciones, no necesariamente conlleva que se tengan todas las condiciones para hacer la movilización que podría ser temporal y que posiblemente la solución sea una construcción porque hay edificios que ya tienen una capacidad instalada y hay organizaciones que están ahí, y si sucede alguna situación ellos van a ocupar los espacios porque son espacios muy limitados y que por tanto se está evaluando edificaciones que tiene el MAG y otras instituciones del Estado. De nuevo se observa que el tema se maneja desde la óptica de varias alternativas. Nótese que a esta fecha se refiere a otro lugar y no necesariamente al MAG y se manifiesta por parte de uno de los directivos la necesidad de establecer una posición colegiada al respecto.

En la Sesión ordinaria 07-2023 el Sr. Ministro del MAG y presidente de la Junta Directiva ha estado viendo la posibilidad de irse al MAG ya que con las reestructuraciones y el teletrabajo hay demasiado espacio disponible en el MAG. La idea de llevarse ahora a SENARA es ahorrarse en el tema de alquileres y en otros tales como internet, seguridad, limpieza, médico de empresa, estos últimos porque serían costos que asume el MAG. Indica que la idea es conseguir cotizaciones de diferentes opciones para movilizarse en alquiler y obtener un comparativo. Reconoce que tal vez no fue lo suficientemente transparente con lo que se iba a hacer. Nótese que aún a esta altura se mantiene el posible análisis de alternativas de alquiler versus traslado al MAG.

Con SENARA-DAF-0100-2023 del 12/05/2023, se consulta a Gerencia de quién provino la instrucción para cancelar la reunión que se tenía programada para el 12/05/2023 para el Proyecto Ciudad Gobierno, ya que salió un correo de la asistente de gerencia solicitando la cancelación de dicha reunión debido a reunión celebrada con la Directora del Despacho y Director Administrativo del MAG y representante del proyecto Ciudad Gobierno, donde se aclaró la movilización del Senara a las instalaciones del MAG a partir de junio 2023, lo que evidencia que se tomó una decisión respecto al traslado del Senara y que hubo una interferencia del MAG en la decisión de excluir al Senara del Proyecto Ciudad Gobierno, lo cual estaba fuera de sus competencias.

Se observa que existe para el 2023 una decisión gerencial de gestión orientada al traslado al MAG sin considerar las otras opciones, aún y cuando a nivel de Junta Directiva indica que es una opción más en análisis e ignorando incluso la valoración del Consejo Técnico que observa como mejor alternativa el contar con un edificio propio, instruyendo no participar en reunión del Proyecto Ciudad Gobierno que era otra de las alternativas e ignorando el criterio experto que señala una serie de inconvenientes del traslado al MAG.

En ese sentido se advierte que no se ha localizado un documento formal que respalde el acto administrativo gerencial debidamente justificado, motivado, con un fin claro y comunicado (Ley General de la Administración Pública, capítulo III), de seleccionar la opción de traslado al MAG como la mejor opción para disminuir el pago de alquileres, dejando de lado las demás alternativas y especificando los costos asociados a traslado, remodelaciones, rediseños de redes, sistemas eléctricos, telefonía, y otros que no se pueden ni se deben ignorar, por cuanto hay un tema presupuestario y de liquidez de fondo. Además, hay derechos de terceros que se verán afectados, lo cual también podría generar pagos de resarcimiento. Ignorar estas situaciones podrían estar atentando contra el principio de gestión financiera dispuesto en el inciso b) del artículo 5 de la Ley 8131 y que señala que los recursos financieros del sector público deben orientarse a los intereses generales de la sociedad, atendiendo principios de economía, eficacia y eficiencia, con sometimiento pleno a la ley.

De la información recabada por la Auditoría Interna, se desprende que esta decisión se ha manejado entre la Gerencia del Senara y representantes del MAG, sin que existiera una posición colegiada del máximo jerarca institucional: Junta Directiva, posición que un directivo manifestó como necesaria en Sesión Ordinaria 06-2023 y sobre lo cual previamente el gerente en ejercicio indicó que respecto a las opciones de traslado se iban a tomar decisiones de alto nivel (Sesión Ordinaria 11-2022 del 04/11/2022). Del contenido del Acta ordinaria # 11-2023 se desprende, según lo manifestado por el Sr. Ministro de Agricultura, que esta es una opción que se maneja entre él y el Gerente del Senara, bajo el criterio de que el MAG “concede presupuesto al Senara para que ejecute” e incluso manifestando que ellos van a llevar a Junta Directiva un presupuesto extraordinario para tomar dinero de alquiler para el pago de remodelaciones, acciones ambas que escapan a la competencia del Ministro en su rol de ministro, ya que aunque presida por ley la Junta Directiva, las decisiones deben ser tomadas por el órgano colegiado donde sus miembros se encuentran en una relación de igualdad recíproca u horizontal con derecho de voz y voto y ser reflejadas en el acuerdo respectivo.

No se debe perder de vista que, según lo dispuesto en el artículo primero de la Ley de Creación del SENARA, No.6877 de 18 de julio de 1983 y sus reformas, y numeral segundo de su Reglamento General, Decreto Ejecutivo No.16277 del 24 de abril de 1985, es una institución autónoma del Estado, que cuenta con personalidad jurídica propia e independencia administrativa. Esto significa que el Poder Ejecutivo (del cual el MAG forma parte), ejerce una tutela administrativa de dirigir o controlar mediante directrices de carácter general, sin que sea válido dictar órdenes o instrucciones relativas a la forma en que el Senara debe ejercer sus funciones o administrar su patrimonio. En ese sentido el MAG no está frente a un órgano desconcentrado que actúa como órgano del ministerio, sino frente a un ente con autonomía propia dirigido por una Junta Directiva. Resulta inconstitucional una posible actuación del Ministro de agricultura como director de la gestión del Senara, ente autónomo por ley.

Por tanto, aún y cuando existe criterio de la Dirección Jurídica institucional de que desde la perspectiva meramente jurídica no constituye un requisito legal que el traslado deba ser autorizado por la Junta Directiva ni que se requiera un acuerdo previo para que la administración actúe y que además la Junta Directiva ha sido informada por lo que ha tenido oportunidad de debatir y tomar acuerdos y que el traslado no plantea una afectación legal ni administrativa que altere la independencia administrativa del Senara (SENARA-DJ-060-2023), la presunta actuación unipersonal del Ministro en conjunto con la Gerencia para disponer el traslado al MAG, que se ha presentado a Junta Directiva con una opción en análisis pero que a lo interno se ha manejado como una decisión, incluso para la formulación del presupuesto 2024, denota una posible afectación en la gobernanza institucional y por tanto una posible alteración en la práctica, a la independencia administrativa institucional, actuación que de comprobarse implica un debilitamiento del sistema de control interno en cuanto al desempeño eficaz y eficiente de las actividades relacionadas con el gobierno corporativo, por cuanto se está privando a la Junta Directiva de ejercer una supervisión activa, independiente e informada, relegándolos a asumir una actitud pasiva y sin toma de decisiones sobre el tema. En ese sentido hay una exposición a riesgo de incurrir en causal de responsabilidad administrativa por debilitamiento al sistema de control interno (Ley 8422. Artículo 38.d).

Ahora bien, la Comisión conformada emitió informes de avance (elemento de control) a la Gerencia con los siguientes oficios:➢ SENARA-DAF-0102-2023 del 16/05/2023: se analizó cada requerimiento solicitado por Senara versus lo que ofrece el MAG, plasmando en una matriz los requerimientos de las unidades según necesidades de SENARA de forma detallada, se realiza nuevo levantamiento de espacios físicos según oficio SENARA-GG-0208-2023. Se adjunta información de la Minuta del 11/05/2023 donde destacan como puntos de atención:

• Requerimientos técnicos de dimensiones de espacios y bodegas asignadas.
  • Condiciones sobre el traslado del archivo institucional, Unidad de Gestión Informática y Bodega de Proveeduría ubicados junto con las áreas relacionadas en el edificio del MAG, debe coordinarse la verificación correspondiente de las áreas involucradas ya que debe cumplirse con temas de control y técnicos.
  • Ubicación personal de transportes y parqueo asignado para los vehículos institucionales no se encuentra techado.
  • No se incluye espacios para sala de Junta Directiva, reuniones y capacitaciones.
  • Respecto al archivo institucional se recibe MAG-DAF-025-2023 que refiere a espacio suficiente para contar con un Archivo Institucional del MAG y SENARA en el PIMA (Barrial de Heredia).

Observación de Archivo Institucional: El depósito de documentos en un lugar externo no es lo más conveniente, sobre todo por cuestiones de préstamo, documentos, o de inmediatez. Hay que tener claro que se debe tener un área administrativa para el archivo donde para recibir la atención de público, siempre y cuando sea parte de la institución. Otra opción es incluso alquilar bodegas, cerca del MAG para resguardar el archivo, pero esto implicaría muchos riesgos que se deben valorar previamente. Hay consulta a Unidad Servicios Técnicos Archivísticos Dirección General Archivo Nacional, como ente rector en materia archivística a nivel nacional, legal o normativa asociada que establezca la obligatoriedad de contar con el depósito del Archivo Central Institucional en el mismo lugar donde se ubicará la institución, así como, las consideraciones necesarias para garantizar una adecuada custodia del acervo documental institucional tanto en sus instalaciones finales como al momento del traslado.
• Parqueo para funcionarios: MAG indica que una vez apartado el espacio necesario para los vehículos oficiales del MAG y SENARA se harán los estudios correspondientes para determinar la capacidad disponible de espacio para empleados. Senara señala los riesgos asociados al traslado con equipo institucional alquilado y posible costo ante robo.

Se concluye entonces que:

No es recomendable un traslado en este momento considerando que podría exponer a la institución a los siguientes riesgos:

• Debilitamiento del sistema de control interno entre otros en temas de seguridad de activos, seguridad informática, seguridad documental, control de operaciones, salud ocupacional y ambiental. Riesgo de cumplimiento asociado al posible incumplimiento de normativa interna y externa en temas de Ministerio de Salud, Ambiental, Bomberos, control interno, seguridad documental, calidad de gestión en temas informáticos y protección del patrimonio público. Riesgos de operación relacionado con debilitamiento de gestiones operativas que se encuentran normadas internamente para garantizar seguridad del actuar institucional con la definición de controles y procedimientos que se verían afectados ante un eventual traslado. Riesgos de eficiencia asociados a la limitante de no poder aplicar una gestión adecuada y oportuna de procedimientos y controles actuales que se aplican, siendo que se verían afectados. Riesgos de dirección asociado a una toma de decisiones incorrecta por parte de los superiores jerárquicos que expondrán el actuar institucional en temas de rendición de cuentas y transparencia si deciden realizar un traslado sin cumplirse con requerimientos mínimos. Riesgos de autonomía institucional. Riesgos de pérdidas de información

La figura jurídica que se ha establecido por parte de la Administración Activa para respaldar el uso de instalaciones del MAG es un convenio interinstitucional para el préstamo a título precario de instalaciones, amparado en decreto ejecutivo No. 42473-MAG, denominado: “Reglamento para el préstamo de uso en precario de los bienes inmuebles del Ministerio de Agricultura y Ganadería y sus Órganos Adscritos” publicado en La Gaceta 215 del 27/08/2020.

Como puede observarse del reglamento de cita, efectivamente la figura jurídica utilizada parece responder al criterio de inmediatez que ha manifestado la Gerencia para desocupar las actuales instalaciones, pero es también una solución que podría ser temporal, debido a que en cualquier momento el MAG puede disponer de las instalaciones dadas en préstamo precario, lo que hace más relevante que la opción de Ciudad Gobierno no se cierre para el Senara (Artículo 154 de la Ley General de la Administración Pública: los permisos de uso del dominio público, y los demás actos que reconozcan a un administrado un derecho expresa y válidamente a título precario, podrán ser revocados por razones de oportunidad o conveniencia sin responsabilidad para la administración). De otra forma, existe un riesgo a futuro de que el Senara se quede sin instalaciones para ejecutar sus funciones.

RESPECTO A OTROS ELEMENTOS A CONSIDERARNo se ha encontrado en la documentación analizada:

• Medidas para la salvaguarda y protección de activos durante el proceso de traslado y en la ubicación propuesta, particularmente de activos que deberán ser mantenidos en bodega y de los vehículos institucionales. Según SENARA-DAF-SA-121-2023 y SENARA-DAF-SA-123-2023 no se cuenta con espacios físicos para bodegas para almacenar activos en tránsito o activos en mal estado o para desecho ni para el almacenamiento de bienes y suministros. En ese sentido, se recuerda que de conformidad con el artículo 110 de la Ley 8131, un hecho generador de responsabilidad administrativa es la omisión, el retardo, la negligencia o la imprudencia en la preservación y salvaguarda de los bienes o derechos del patrimonio público o la adopción de acciones dolosas contra su protección, independientemente de que se haya consumado un daño o lesión.

• Medidas para atender los requerimientos de tecnologías de información: asignación de área para Unidad de Gestión Informática, espacio para los 7 servidores de la red LAN del Senara, red de cableado estructurado UTP Categoría 6 con un ancho de banda a 10 gigabits con hasta 250 MHz en voz y datos, certificada. Hilos de fibra óptica con velocidad de 200 MHz y dos redes WiFi para para funcionarios y otra para invitados, bajo los requerimientos de seguridad promovidos por el Ministerio de Ciencia, Innovación, Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT), la Normativa COBIT 5, ITIL3 e ISO 2230. Acceso de seguridad biométrica al Centro de datos y Comunicaciones. Sistema de ventilación y enfriamiento en el Centro de Datos y Comunicaciones. Ubicación de RACK para dispositivos tecnológicos: switches, routers, cableado estructurado, fibra óptica, dispositivos de almacenaje externo y conectores de fluido eléctrico planificación de la distribución de espacio físico para centro de copiado, cableado de datos entubado interno (dentro de pared) y cableado eléctrico entubado, físicamente separado y cableado en tiros (línea de cable sin cortes) que interconectan las estaciones de trabajo con los equipos switch, router y equipos de respaldo externos (NAS) en forma directa.. Así mismo, tomas de datos, telefonía IP y fluido eléctrico etiquetadas (toma-rack) y debidamente polarizadas. Sistema centralizado de soporte eléctrico. Wifi institucional con una topología de red tipo “maya” que interconecta los Access Point Cisco-Meraki y los canales configurados en estos equipos, posibilitando que la señal WiFi sea recibida en toda la planta física con la misma intensidad sin importar su localización.
• Según SENARA-GG-UGI-044-2023 las condiciones actuales en el MAG respecto a instalaciones estructurales y configuración en logística de sistemas y aplicaciones no son adecuadas para sustentar el eficiente y eficaz funcionamiento de la plataforma informática y de telecomunicaciones ya operativa en SENARA. Este criterio experto evidencia que de no tomarse previsiones en este campo existe un riesgo de funcionamiento óptimo de la institución y un retroceso en todos los avances que se han tenido en este campo y que el costo del ajuste puede ser significativo. Al respecto debe tomarse en cuenta que un deber básico del titular es velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente (Ley de control interno, artículo 12.a) lo que implica que se debe realizar una valoración de riesgos en este campo y decidir las acciones para administrarlos (Ley de control interno, artículo 14)

De lo expuesto en páginas precedentes, se observa que el posible traslado al MAG expone al nivel gerencial a los siguientes riesgos de conformidad con la estructura de riesgos del Senara:➢ Riesgo interno/Financiero/Presupuestario.
➢ Riesgo interno/Financiero/Control de activos.
➢ Riesgo interno/Información y comunicación/Administrativa-gestión.
➢ Riesgo interno/ Información y comunicación/Comunicación.
➢ Riesgo interno/Dirección/Liderazgo.
➢ Riesgo interno/ Dirección/Cumplimiento normativo.
➢ Riesgo interno/Estratégico/Alineación o vinculación con la planificación institucional.
➢ Riesgo interno/ Estratégico/Planificación insuficiente.
➢ Riesgo interno/ Estratégico/Imagen.
➢ Riesgo interno/ Estratégico/Niveles de coordinación entre unidades.
➢ Riesgo interno/Recurso humano/Motivación.
➢ Riesgo interno/ Recurso humano/Clima organizacional.
➢ Riesgo interno/Recurso humano/Integridad, ética y valores.
➢ Riesgo interno/Procesos-operaciones/Diseño.
➢ Riesgo interno/Procesos-operaciones/Eficiencia.
➢ Riesgo interno/Procesos-operaciones/Eficacia.
➢ Riesgo interno/ Procesos-operaciones/Ejecución y nivel de cumplimiento en el desarrollo de procesos y actividades.
➢ Riesgo interno/Infraestructura, equipos y materiales/Pérdida total o parcial de activos institucionales.
➢ Riesgo interno/Sistemas y tecnologías de información/Acceso de información.
➢ Riesgo interno/Sistemas y tecnologías de información/Disponibilidad de información.
➢ Riesgo interno/ Sistemas y tecnologías de información/Infraestructura tecnológica.
➢ Riesgo interno/ Sistemas y tecnologías de información/Seguridad de la información y de la infraestructura tecnológica.

A estos se suman los riesgos de gobernanza y el riesgo de incurrir en causal de responsabilidad administrativa, civil y/o penal.

• Texto anterior tomado de oficio SENARA-AI-200-2023

Asociación de Empleados del SENARA (ASES)